definition af sekretær

Person, der er dedikeret til at udføre administrative opgaver på et kontor og hjælpe sin chef

EN Sekretær, også kendt i nogle dele af verden som administrativ assistent, er det person med ansvar for at udføre grundlæggende kontoraktiviteter, enten i et privat firma eller i et statligt agentur, ud over at være tæt samarbejdspartner fra den leder eller den leder, der deltager, det vil sige, sekretæren for en virksomheds præsident er på en eller anden måde leder af sin tid, så han ikke har mere at bekymre sig om med hensyn til beslutningstagningen af ​​virksomheden for at få bedre kunder, resten er sekretæren vil bestille. For eksempel og blandt andre i din dagsorden for at besvare dine opkald og alt hvad du har brug for.

Så hvis du vil have effektiv forretningsstyring, vil det være vigtigt at have en effektiv person, der vil udføre denne stilling, da de fleste af en organisations procedurer / aktiviteter vil passere dem.

Hovedfunktioner

Deres vigtigste funktioner eller aktiviteter er knyttet til det, der kaldes kontorarbejde, administrativt, såsom behandling af indtastning og afslutning af korrespondance, modtagelse af dokumentation, opmærksomhed på telefonopkald, opmærksomhed på besøg og leverandører, arkivering af dokumenter, udførelse af beregninger, rapportering til din overordnede om alt, der er forbundet med dit område, holde styr på behandlingen af filer, styring af dagsordenen, både møder og kontakter, og vedligeholdelse af den på en organiseret og opdateret måde, styring af alle de værktøjer, der er på et kontor, såsom fotokopimaskine, printer, fax, computer, blandt andet sprogkundskaber, helst engelsk , men selvfølgelig jo mere du håndterer jo bedre, da dine forhold og forhåbninger kan være meget højere inden for den organisation, hvor du arbejder og har kendskab til protokol. institutionel og forretningsmæssig.

Privat sekretær. Et forhold med tæt tillid til chefen

Sekretærer kan arbejde i forskellige områder og sammenhænge, ​​mens en af ​​de mest paradigmatiske varianter af stillingen utvivlsomt er den såkaldte private sekretær, som, som navnet allerede forudser, er den, hvis funktioner er at håndtere alle spørgsmål, der er forbundet med din chef, personlig og også arbejde. Generelt etablerer chefer og sekretærer et meget tæt og tæt bånd som et resultat af mængden af ​​hemmeligheder og svagheder, som sekretærer kender disse. Dette er endda grunden til, at sekretærens figur og hendes forhold til sin chef har været genstand for utallige repræsentationer i forskellige fiktive historier.

En af de mest huskede er utvivlsomt eksekutivsekretær, en film produceret i Hollywood i 1988 med Harrison Ford, Melanie Griffith og Sigourney Weaver i hovedrollen. Griffiths karakter er Weavers sekretær, en ret uhøflig og ond udøvende. Griffiths karakter demonstrerer sin kapacitet i stillingen og opdager, at hans chef har en idé om, at han starter en virksomhed. Han afslører endelig hende og ender med ikke kun at vinde plads i det, men også at blive forelsket i den forretningsmillionær, som Ford spiller.

Forberedelse

Selvom det ikke kræver lange års studier som en bacheloruddannelse, er sekretær et erhverv, der også kan studeres, og det inkluderer selvfølgelig alle de aktiviteter, der kræves af den, der udfører stillingen.

Generelt får de, der stræber efter stillingen, en kort test i de specifikke spørgsmål, der søges, for eksempel at de håndterer et eller andet computerprogram, eller at de taler og skriver på perfekt engelsk.

En stilling, hvor det kvindelige køn hersker

Selv om stillingen for det meste er besat af kvinder, må vi sige, at der er mænd, der har denne stilling. I modsætning til hvad der sker med andre stillinger eller erhverv, er sekretær en jobstilling, der historisk har været forbeholdt kvinders præstationer.

Afhængighed af den stat, der administrerer et område

På den anden side bruges begrebet i mange spansktalende dele til at udpege det statslige agentur, der har ansvaret for forvaltningen af ​​et område, f.eks. Uddannelsessekretariatet, sikkerhedssekretariatet.

Sekretariatet ledes af en offentlig embedsmand kaldet sekretæren, som vil være den højeste myndighed inden for sekretariatet, og som skal reagere på de politikker, der er skitseret af den regering, der udpegede ham.