definition af indkøbsordre
Indkøbsordre er et udtryk, der svarer til regnskab og den daglige ledelse af forretningsaktiviteter. En indkøbsordre er en skriftlig anmodning til en leverandør med det formål at købe bestemte varer og til en pris, der allerede er aftalt mellem køber og sælger.
Hvilke oplysninger indeholder den?
Købsanmodningen angiver betalings- og leveringsbetingelserne, så det er en tilladelse til leverandøren at levere varerne og for leverandøren at fremlægge en tilsvarende faktura. Det skal tages i betragtning, at alle varer, der er købt af et firma, skal ledsages af indkøbsordrer, der er nummereret serienummer for at give kontrol over deres anvendelse.
Indkøbsordrer udstedes normalt i original og kopi, idet originalen sendes til leverandøren, og kopierne er bestemt til, at regnskabsafdelingen kan registreres på den skyldige konto (der kan også være en tredje kopi til virksomhedens indkøbsafdeling).
Følgende sektioner er inkluderet i en indkøbsordre:
- Indkøbsordrenummeret.
- Udbyderens navn og adresse.
- Datoen, hvor ordren blev afgivet, og den krævede leveringsdato.
- Betingelser for levering og betaling.
- Mængden af bestilte varer og deres beskrivelse med deres kodenummer.
- Med hensyn til prisen angives prisen for hver enhed og den samlede købspris samt forsendelsesomkostningerne, hvis det er relevant.
- Endelig skal indkøbsordren angive den autoriserede underskrift for den ansvarlige person.
Formålet med indkøbsordren
Ovenstående detaljerede oplysninger er beregnet til at holde en nøjagtig kontrol med de købte varer, da på denne måde kan en virksomhed føre regnskab over sine indkøb.
På den anden side må vi ikke glemme, at når en klient udsteder en indkøbsordre, bekræfter og formaliserer han den tillid, han har til en leverandør.
Indkøbsordren udstedt af kunden er endnu et trin i salgsprocessen, da salget endnu ikke er endeligt produceret. I denne forstand indebærer indkøbsordren, at virksomhedens procedurer skal være veldefinerede og organiserede. Før kunden udsteder en indkøbsordre, skal den vide nøjagtigt, hvad processen er for at registrere den i sit firma, og sælgeren skal også sørge for oplysningerne i dokumentet.
Foto: iStock - BernardaSv
