definition af arkivering (dokumenthåndtering)

Standardiserede teknikker til styring af dokumenter i en organisation eller enhed

Begrebet arkivering eller dokumenthåndtering bruges på vores sprog til at henvise til de standardiserede teknikker, der anvendes på anmodning fra administrationen af ​​dokumenter, der tilhører en organisation eller enhed, et firma eller et bibliotek, for at nævne et par almindelige eksempler.

En gammel disciplin, der udviklede sig fantastisk takket være nye teknologier

Vi må indikere, at selvom de anvendte teknikker og fremgangsmåder har ændret sig og udviklet sig som en direkte konsekvens af udviklingen af ​​nye teknologier på næsten alle områder, og selvfølgelig arkivering ikke var undtagelsen, må vi sige, at arkivvidenskab er en bestemt uaktuel aktivitet, der er blevet brugt af mennesker siden umindelige tider i betragtning af det bydende behov for at dokumentere, sætte et administrativt, juridisk eller kommercielt præg på alt, hvad han gør.

For at give os en idé om den enorme udvikling, der fandt sted inden for understøtninger og opbevaringsteknikker, behøver vi kun sige, at de mest primitive mænd arkiverede deres "dokumenter" på papyrusark eller i ler, mens de i dag gør så i computeren eller andre elektroniske enheder.

Det store bidrag fra computing og Internettet

I denne forstand kan vi ikke ignorere, at datalogi og den efterfølgende udvikling af Internettet har tilladt et stort fremskridt inden for dokumenthåndtering, hvilket gør opgaven meget mere praktisk og enkel både med hensyn til at gemme information og med hensyn til at hente lagrede dokumenter ...

Fordi naturligvis før, de ansvarlige for denne opgave, arkivister, bibliotekarer eller arkivar, blandt andre navne, der er blevet tilskrevet dem, der udfører denne opgave, måtte bruge og bruge tunge registreringsbøger, filer, mapper, kasser, hylder, mens der nu kun er et klik nok til at specificere filen samt gendannelse af dokumenter eller værker.

Hovedopgaver, den udfører

Dybest set vil arkivet tage sig af: generering og etablering af en række normer og praksis, der tillader identifikation af de dokumenter, der arkiveres, hentning af information fra dem, den tid, de skal forblive arkiveret i tilfælde af dem, der kan elimineres efter nogen tid og tværtimod skal garantere opbevaring for evigt af de dokumenter, der har stor værdi.